Een monitoring tool is een onmisbaar middel voor elke communicatieprofessional. Met media monitoring krijg jij overzicht van wat er allemaal geschreven en gezegd wordt over jouw organisatie, branche of voor jou belangrijke thema’s. Hierdoor krijg je inzicht in alle relevante media-aandacht en kan je jouw reputatie versterken en beschermen. Op de Nederlandse markt zijn er veel verschillende aanbieders van een media monitoring tool. Maar hoe vergelijk je deze tools en bepaal je welke monitoring tool voor jou het beste werkt? In deze blog wordt in 5 stappen uitgelegd hoe je deze kan vergelijken.
Stap 1: Bepaal je doelen en selectiecriteria
Er zijn inmiddels zo veel monitoring tools dat het niet meer realistisch is om ze allemaal te testen. Om deze reden is het belangrijk om voor te selecteren. Denk hierbij aan de eisen die je stelt aan een monitoring tool. Als bijvoorbeeld een ROI-meting cruciaal is, vallen tools zonder PR-waarde direct af.
Daarnaast is het ook belangrijk je af te vragen wie je gaat betrekken bij de monitoring. Voor woordvoerders is monitoring belangrijk om direct te reageren op negatieve berichtgeving. Dit is een voorbeeld waarom het belangrijk is om medewerkers die met de tool gaan werken te betrekken in het selectieproces.
Stap 2: Test de monitoring tools
Nu de voorselectie is voltooid, is het belangrijk om de monitoring tools te testen. Zo voorkom je dat je tijd verspilt aan tools die toch niet passen bij jouw behoefte. Wil je bijvoorbeeld structureel klantcontact onderhouden via social media en is jouw doelgroep online zeer actief? Dan is de snelheid waarmee je de berichten signaleert van belang voor je webcare activiteiten. Sommige tools leveren berichten uit social media namelijk binnen enkele seconden tot minuten bij je dashboard. Dit proces heet realtime monitoring. Mocht dit belangrijk zijn voor jouw organisatie, is het goed om hier naar te informeren.
Daarnaast is het goed om zoveel mogelijk bronnen te verzamelen. Niet alleen social media, maar ook fora, blogs, nieuwssites en persberichten. Hoe breder het berichtbestand, hoe voller en betrouwbaarder het bestand. Dit is belangrijk voor het rapporteren richting een klant of management, aangezien je niks mag missen. Gebruik de expertise van media analisten bij het samenstellen van je zoekopdrachten voor de beste resultaten.
Stap 3: Dagelijks gebruik van de media monitoring tool
Tijdens de proefperiode is het belangrijk om de monitoring tool elke dag te gebruiken. Je gaat je nieuwe monitoring tool straks elke dag gebruiken. Of de tools die je test daar geschikt voor zijn, weet je natuurlijk pas als je ze ‘in het wild’ gebruikt. Zorg er dus voor dat je de tijd neemt om dagelijks met de tools te werken. Stel jezelf daarbij vragen: ‘Krijg ik alle relevante berichten binnen?’ ‘Hoe snel worden berichten aangeleverd?’ ‘Wordt alle informatie overzichtelijk gepresenteerd en hoe makkelijk is het om iets aan te passen?’ Zo zie je of de tool praktisch werkt voor jouw team.
Stap 4: Vergelijk analyses
Bij de meeste tools zit ook een dashboard voor de verdere analyse van je berichtgeving. Aan het einde is het beste moment om deze onder de loep te nemen. Bijna alle tools bieden standaard analyses aan in de vorm van grafieken en statistieken. Daar wordt gekeken naar hoeveel berichten, sentiment (zijn berichten over jouw merk overwegend positief of negatief) en de meeste tools laten zien op welke websites er veel over je geschreven wordt. De wat uitgebreidere tools bekijken tevens welke auteurs over je schrijven, gecombineerd met sentiment en aantal volgers. Daarnaast zijn er monitoring tools die breder meten en het bereik van je campagnes, de inhoud van berichten en relevantie of impact daarvan voor jouw merk tonen.
In de basis zijn onderstaande selectiecriteria belangrijk:
- Sentiment analyse: Is er sprake van een positief, neutraal of negatief sentiment?
- Impactfactor: wordt de impact inzichtelijk gemaakt met een PR-waarde/impactwaarde?
- Bereik: wordt de zichtbaarheid van vermeldingen in berichten gemeten?
- Keyword analyse: worden onderwerpen en keywords die centraal staan benoemd?
- Stakeholder analyse: zijn er analysemogelijkheden om stakeholders te monitoren, belangen te inventariseren en stakeholdergroepen tegen elkaar af te zetten?
Stap 5: Keuze maken
Op dit punt heb je alle tools in actie gezien en is het tijd om een keuze te maken. Blik nog eens terug op de criteria die je in het begin hebt opgesteld. Voldoet je favoriete monitoring tool aan deze eisen? Past de tool binnen je dagelijkse workflow en kun je achteraf de gegevens rapporteren die je nodig hebt? Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk om vast te stellen of het binnen je budget past. Prijsmodellen van monitoring tools lopen flink uiteen; sommige tools rekenen bedragen per gevonden bericht, of per gebruiker van het account, per onderwerp waarop je wilt zoeken of op basis van de opties die je wilt gebruiken. Het beste is om voor jezelf een selectie te maken in prijscategorie en vervolgens een offerte op maat te laten maken op basis van een uitgebreide behoeftebepaling.
Meer weten?
Wil je meer weten over media monitoring tools? Onze media-analisten zitten voor je klaar om je vragen te beantwoorden. Neem contact op met de media-analisten van Clipit. We denken graag met je mee en vertalen data naar concrete strategische inzichten die jouw organisatie verder helpen.