Monitoring tools vergelijken in 5 stappen

Een monitoring tool is een onmisbaar wapen in het arsenaal van elke communicatieprofessional. Maar er zijn zo veel verschillende wapens om uit te kiezen. Hoe zorg je ervoor dat je uiteindelijk met de juiste tool aan de slag gaat? De redding is nabij; in dit blog vind je een stappenplan om monitoring tools met elkaar te vergelijken.

Stap 1: Selecteren van monitoring tools

Er zijn inmiddels zo veel monitoring tools dat het niet meer realistisch is om ze allemaal te testen. De weg naar de juiste tool begint dan ook bij het maken van een selectie. Daar heb je criteria voor nodig: waar moet een monitoring tool aan voldoen? Is het meten van je ROI cruciaal? Dan vallen tools die geen PR-waarde berekenen af.

Belangrijk is om in deze fase collega’s aan te haken die ook met de tool gaan werken. Hoewel je ze wellicht niet allemaal wil laten testen, wil je ze wel zo veel mogelijk mee krijgen in jouw keuze voor een tool. Met behulp van de input van je collega’s stel je vast wat voor jou echt belangrijk is in een monitoring tool. Probeer je daarbij te beperken tot 3-5 punten. Zo voorkom je dat je tools uitsluit die iets niet kunnen wat voor jou “nice to have” is, terwijl ze eigenlijk heel sterk zijn in wat voor jou echt belangrijk is.

Tip: Maak je selectie van tools om mee te testen op basis van een klein (3-5) aantal criteria waaraan een tool moet voldoen die voor jullie echt belangrijk zijn. Naast Clipit kun je denken aan tools als Obi4wan, Coosto of Meltwater.

Stap 2: Testen

Nadat je je selectie hebt gemaakt, benader je de tools die je verder wilt beoordelen. Zorg er wel voor dat je op korte termijn kan testen; je hebt je nu net verdiept in monitoring tools en weet dus waar je op moet letten. In ieder geval is het belangrijk de verschillende kandidaat-tools tegelijk te testen. Een willekeurige week in komkommertijd is natuurlijk niet te vergelijken met de week dat jullie grote jaarlijkse onderzoek verschijnt.

De grootste valkuil bij het vergelijken van monitoring tools is dat je het risico loopt appels met peren te vergelijken. Zorg er dus voor dat je zoveel mogelijk op dezelfde manier zoekt. Neem hierbij ook zeker alle voor jou relevante media mee. Dat je blij wordt van de manier waarop online gemonitord wordt, wil nog niet zeggen dat print ook zal bevallen.

Tip: Gebruik de expertise van media analisten bij het samenstellen van je zoekopdrachten voor de beste resultaten.

Stap 3: Dagelijks gebruik

De proefperiode is inmiddels van start gegaan, maar dat is geen teken dat je rustig achterover kan leunen terwijl de data binnenstroomt. Je gaat je nieuwe monitoring tool straks elke dag gebruiken. Of de tools die je test daar geschikt voor zijn, weet je natuurlijk pas als je ze “in het wild” gebruikt.

Zorg er dus voor dat je de tijd neemt om tijdens de proefperiode dagelijks met de tools te werken. Krijg je alle relevante berichten binnen? Hoe snel worden berichten aangeleverd? Wordt alle informatie overzichtelijk gepresenteerd en hoe makkelijk is het om iets aan te passen? Dit zijn zaken die je alleen kan ervaren tijdens de proefperiode.

Tip: Zet de tools waarmee je test zo veel mogelijk in binnen je bestaande workflow.

Stap 4: Analyseren

Vaak ontwikkel je tijdens de testperiode al een voorkeur voor één of twee van de tools op basis van het dagelijks gebruik en het onderling contact. Bij de meeste tools zit ook een dashboard voor de verdere analyse van je berichtgeving. Het einde van de testperiode is het beste moment om deze onder de loep te nemen. Hou hierbij goed in je achterhoofd wat je normaal gesproken achteraf zou willen kunnen zien over bijvoorbeeld een campagne of een kwartaal.

Vergelijk de berichten die je van je twee favoriete tools hebt ontvangen. Zijn de resultaten relevant en volledig? Staar je niet blind op aantallen; je hebt niets aan 50 extra berichten die helemaal niet relevant voor jou zijn. Check of alle analyses die jij wil maken mogelijk zijn binnen de tool. Kom je ergens niet zelf uit? Dan is dat meteen een kans om de service te testen die de tool biedt.

Tip: Maak zelf analyses van de resultaten tijdens de testperiode en informeer naar de mogelijkheden om rapportages te laten maken.

Stap 5: Keuze maken

Je hebt alle tools inmiddels in actie gezien. Het is tijd om een keuze te maken. Blik nog eens terug op de criteria die je in het begin hebt opgesteld. Voldoet je favoriete tool daar wel echt aan? Past de tool binnen je dagelijkse workflow en kun je achteraf de gegevens rapporteren die je nodig hebt? En natuurlijk niet geheel onbelangrijk: past het binnen je budget? Prijsmodellen van monitoring tools lopen flink uiteen; kosten van een abonnement kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op aantal gebruikers, de hoeveelheid gevonden berichten of het aantal zoekopdrachten. Het is dan ook belangrijk om te weten welk model het beste aansluit bij jouw wensen.

Meer weten

Heb je nog vragen? Onze media analisten zitten voor je klaar om je vragen te beantwoorden. Bel ons op 024 8000 704, mail naar info@clipit.nl of vul ons contactformulier in.